Protocol gegevensbescherming

Protocol

 

 

Het bestuur van de Stichting Molen De Hoop te Wieringerwaard brengt onder de aandacht van de donateurs van de stichting dat met ingang van 25 mei 2018 een vernieuwde algemene verordening gegevensbescherming(AVG) in werking zal treden die gaat over de bescherming van persoonsgegevens van natuurlijke personen van de Europese staatsburgers en het vrije verkeer van die gegevens. De nieuwe wet geldt wereldwijd voor alle ondernemingen en organisaties die persoonsgegevens bijhouden en in hun administratie verwerken onafhankelijk of er al dan niet wordt betaald voor diensten of producten. Ook de stichting houdt persoonsgegevens van haar donateurs bij. Deze persoonsgegevens dienen dus te worden beschermd bij zowel de stichting als bij de bestuursleden van de stichting en niet voor allerlei doeleinden zoals in het handelsverkeer gebruikelijk is, of in de gremia kunnen worden gebruikt. Maar ook op social media, zoals Facebook, Twitter, Instagram etc. zullen geen gegevens van donateurs door de stichting worden gedeeld. Om die reden heeft het bestuur van de Stichting Molen De Hoop een protocol opgesteld om de donateur te beschermen dat, zijn aan de stichting opgegeven, persoonsgegevens slechts voor de stichtingsadministratie is bestemd en niet zal worden aangewend voor diensten of producten.

Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden verbonden aan een individu, of waarmee een individu kan worden geïdentificeerd zoals naam, foto, telefoonnummer, adres, bankrekeningnummer, e-mailadres, IP adres, vingerafdruk, medische data, enz.

 

Binnen de stichting worden de volgende regels vastgelegd en voor de donateur omschreven:

 

Transparantie: de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, is hiervan op de hoogte en heeft hiervoor toelating zijn gegevens en kent zijn rechten.

Toelichting:

De donateur wordt hierbij gewaarborgd dat zijn gegevens verstrekt aan de stichting  slechts voor administratieve doeleinden worden gebruikt.

 

Doelbeperking: de persoonsgegevens worden voor een wel bepaald gewettigd doel verzameld, en mogen niet voor andere zaken worden gebruikt.

Toelichting:

De donateur wordt hierbij gewaarborgd dat zijn gegevens alleen worden gebruikt om een ordentelijke administratie voor de stichting bij te houden.

 

Gegevensbeperking: enkel de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen door de stichting worden verzameld.

Toelichting:

Dit zijn gegevens zoals Naam, Adres, Bankrekeningnummer, E-mailadres, Telefoonnummer.

 

 

 

 

Juistheid: de persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven.

Toelichting:

Elke donateur zal zijn persoonsgegevens op een juiste manier doorgeven zodat een  professionele persoonsadministratie door de stichting kan worden bijgehouden.

 

Bewaarbeperking: de persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor het beoogde doel.

Toelichting:

Zolang de donateur dit zelf wenst zullen zijn gegevens correct worden geadministreerd.

 

Integriteit en vertrouwelijkheid: de persoonsgegevens moeten worden beschermd  tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging.

Toelichting:

Het bestuur van de stichting zal nimmer toegang tot de administratieve persoonsgegevens aan derden verstrekken zonder hier eerst de donateur vooraf te raadplegen.

 

Verantwoording: de verantwoordelijke bestuursleden moeten kunnen aantonen aan deze regels te voldoen.

Toelichting:

Door middel van dit protocol is de donateur gewaarborgd dat zijn verstrekte persoonlijke gegevens  aan de stichting op een veilige en vertrouwde wijze worden geadministreerd en de donateur te allen tijde het recht geeft deze gegevens te wijzigen en bij het opzeggen zijn gegevens binnen een redelijke termijn uit de administratie te laten verwijderen.

 

Aldus in de bestuursvergadering van 30 mei 2018 te Wieringerwaard besloten en vastgesteld.

 

 

 

 

 

M.E.M. Derks                                                                        F.T.S. van der Laan

Secretaris                                                                             Voorzitter

 

 

 

 

G. Schook                                                                              H. Bloem

Penningmeester                                                                   Bestuurslid

 

 

 

 

T. Groot

Bestuurslid